GMAO

Réussir son projet

Quelques situations

à connaitre

pour mieux les éviter !

Comme tout projet d'organisation la GMAO peut connaitre des échecs, il est intéressant de les analyser.

90% des GMAO qui ne démarrent pas dans les 60 jours sont en péril.

Planifiez votre mise en oeuvre. Lorsque toutes les étapes de préparation sont achevées, votre GMAO doit être utilisée et acceptée par tous les acteurs dans les 60 jours qui suivent son lancement. Vérifiez que vous avez bien pris en compte les souhaits de chacun, donnez une date de départ, expliquez vos objectifs, et soyez à l'écoute des remarques.

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Pas de cahier des charges ou une expression des besoins inadaptée.

Très souvent l'étape préalable d'expression des besoins est détournée de son objectif initial : décrire factuellement les besoins du service de maintenance.

Beaucoup d'autres services sont consultés ce qui est bien. Prenez garde malgré tout à ne pas vous faire spoiler votre projet. Il est fréquent de constater que l'écriture d'un cahier des charges dépasse très largement les besoins nécessaires du service maintenance pour devenir "littérature". Plus personne ne reconnait son projet et surtout pas les initiateurs. Restez simples, concrets, et vigilants.

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L'équipe maintenance n'était pas bien organisée au départ

La GMAO agit comme un révélateur des dysfonctionnements existants. L'utilisation de votre logiciel va demander un effort d'adaptation à tous vos collaborateurs, et mettre en évidence ce qui ne fonctionne pas. Le résultat est sans appel, la GMAO est perçue comme un problème de plus.

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Les choix informatiques ne sont pas cohérents

Sujet assez délicat car il est sujet aux "modes" en vigueur au moment de l'achat. Web ou pas web, cloud ou pas ! Agrémenté de mobilité ou pas. Faut-il des interfaces ou une recopie manuelle de certaines informations est elle acceptable. La DSI n'a pas été contactée, et a n'a pas accepté l'entrée du nouveau logiciel de GMAO dans sa structure informatique. Un développement interne a été réalisé par "quelqu'un" qui n'est plus en mesure de faire vivre le système.

Les raisons peuvent être multiples. Dans tous les cas, même si ce peut être tentant ne passez pas outre votre DSI, et soyez pragmatiques dans vos choix informatiques.       

Le budget a mal été calculé 

Le budget demandé n'a pas permis de financer tous les coûts cachés de la mise en oeuvre de la GMAO. Pour information le montant consommé par l'achat logiciel ne représente que 30 % de votre investissement global, le reste étant les coûts liés à la formation et au temps passé par les équipes pour la réflexion et la mise en oeuvre (saisie, formations, tâches indirectes de référencement de matériels...)  Bien que souvent non visibles au départ du projet ces coûts ne manqueront pas d'apparaître. Pour simplifier considérez que seulement 1/3 du budget global doit être consacré à l'achat du logiciel. 

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Les intervenants ne jouent pas le jeu

Les comptes rendus d'interventions ne sont pas saisis correctement, ou une partie des travaux ne sont pas notés. La GMAO est avant tout un outil de gestion, elle est utile lorsque les informations qu'elle contient reflètent la réalité du terrain. Elle peut alors fournir des informations pour les diagnostiques et les prises de décision. Les causes du rejet de la GMAO par les principaux intéressés sont souvent liés au fait qu'ils n'ont pas été associés à la prise de décision d'utiliser la GMAO, que le logiciel est complexe à utiliser, ou qu'elle ne leur apporte rien dans leur quotidien. Ne soyez pas trop gourmands, veillez à l'adhésion de vos collaborateurs.

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Il a manqué la volonté de faire

Une fois l'effet nouveauté passé, les énergies s'épuisent car la mise en place d'une GMAO est un effort au long cours. Les causes de découragement sont nombreuses et il peut y avoir des détracteurs. Fixez-vous des objectifs atteignables, mesurables, et visibles. Partagez les victoires et les difficultés ne jouez pas solo car l'un des avantages de la GMAO est qu'elle peut concerner tous les services de l'entreprise, comme ... la maintenance.

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Impossible de calculer un retour sur investissement

Oui, possible ! En tous cas pas simple. Et ce peut être une fin de non-recevoir pour obtenir un budget adéquat, ou pire pour justifier votre choix de vous équiper d'un logiciel. Une piste : On en est où aujourd'hui, sans GMAO ?

Le projet est sans cesse repoussé

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Doter le service de maintenance d'un logiciel est souvent perçu comme inutile. La maintenance est un métier mal connu par beaucoup de services de l'entreprise qui la considèrent comme un mal nécessaire. Si le projet est toujours repoussé c'est que votre entreprise n'est pas mure pour investir dans ce métier. Convaincre les indécis, ou vous convaincre vous-même de franchir le pas est la première étape de votre projet,  

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